Для первых заказов магазину нужен понятный путь от покупки до получения. Определите, кто проверяет данные, упаковывает товар, оформляет отправку и отвечает покупателю. Даже когда все эти задачи выполняет один человек, их полезно разделить на последовательные действия.
Начните с типового товара и нескольких характерных направлений. Так проще проверить расчёт доставки и упаковку до того, как заказы станут регулярными.
Опишите типовое отправление
Подготовьте карточку товара для расчёта доставки:
- что находится в заказе и сколько единиц;
- требует ли товар особого обращения;
- откуда он будет отправлен;
- какие направления ожидаются;
- как покупатель сможет получить заказ;
- какие дополнительные операции нужны магазину.
Проверьте, допускается ли отправка такого товара выбранным способом и какие требования действуют к упаковке. Не делайте вывод по опыту отправки похожего товара: ограничения могут зависеть от состава, размера и маршрута.
Отправка заказа покупателю отличается от доставки партии на маркетплейс. Для первого сценария важны конкретный получатель и способ вручения; для второго — склад площадки и требования к приёмке поставки.
Проверьте упаковку до расчёта
Расчёт по весу самого товара может отличаться от расчёта готовой отправки. Соберите упаковку, взвесьте её вместе с заказом и измерьте внешние размеры.
Подберите упаковку с учётом содержимого и актуальных требований доставки. Проверьте, что товар не перемещается внутри, коробка закрывается, а наружная маркировка читается. Для хрупкого содержимого или нестандартных габаритов уточните требования заранее.
Если передаёте упаковку исполнителю, выясните, какие операции и материалы входят в услугу. Подробнее о вариантах — в разделе упаковки; стоимость и пригодность для вашего товара обсуждаются отдельно.
Зафиксируйте вес и размеры типовой упаковки в учёте. Когда меняется состав заказа или материал упаковки, перепроверьте параметры.
Рассчитайте расходы на несколько сценариев
Возьмите обычный заказ, более крупный заказ и отправку на дальнее направление. Для каждого используйте фактические параметры упаковки и нужный способ получения.
Калькулятор доставки пригодится для предварительной оценки. Проверьте, какие операции входят в результат и что может изменить итоговую сумму.
В рабочей таблице отдельно учитывайте перевозку, упаковку, дополнительные операции и расходы при возврате. Если включаете доставку в цену товара или назначаете покупателю фиксированную сумму, сопоставьте её с расходами по разным направлениям. Не принимайте решение по одному выгодному маршруту.
Подготовьте данные получателя
Проверьте, какие поля нужны для выбранного способа доставки. Обычно магазин должен уметь связать заказ с контактами покупателя и адресом или пунктом получения; точный состав данных уточняется при оформлении.
В процессе магазина предусмотрите проверку:
| Что проверить | Какая ошибка может возникнуть |
|---|---|
| Телефон | Контакт принадлежит другому человеку или содержит опечатку |
| Город и адрес | Выбран другой населённый пункт или не хватает деталей |
| Пункт получения | Покупатель выбрал не тот пункт, который сохранён в заказе |
| Состав заказа | В упаковку попали другие товары или количество |
| Параметры отправления | Вес и размеры относятся к товару без упаковки |
| Номер заказа | Накладную невозможно связать с записью магазина |
При обнаружении сомнений уточните данные до передачи товара. Не подставляйте собственный адрес или телефон вместо недостающих данных покупателя.
Определите порядок оплаты
Решите, как покупатель оплачивает товар и кто оплачивает доставку. Если вам нужна оплата при получении, до запуска уточните доступность этой опции, порядок расчётов и необходимые настройки.
Не смешивайте стоимость товара и доставки в учёте без понятной схемы. Сотрудник, оформляющий отправление, должен понимать, какая сумма относится к какому действию.
Примерку, осмотр и частичный выкуп тоже согласуйте отдельно. Наличие таких слов на рекламной странице не означает одинаковые правила для любого товара и способа получения.
Оформите и передайте первую отправку
Перед оформлением подготовьте карточку заказа и параметры упаковки. После создания отправления сопоставьте данные с заказом магазина.
Перед передачей проверьте:
- Получателя, маршрут и способ получения.
- Состав и количество товаров.
- Вес, размеры и выбранные опции.
- Соответствие наружной маркировки оформленной отправке.
- Порядок передачи и подтверждения приёма.
Сохраните номер отправления вместе с номером заказа и предусмотренное процессом подтверждение передачи. Если отправки выполняет сотрудник, составьте для него короткий чек-лист вместо устной инструкции.
Следите за вручением и закрывайте заказ
После передачи товара проверьте появление статуса и правильность ссылки отслеживания. Сообщение покупателю должно относиться именно к его заказу и выбранной доставке.
Назначьте ответственное лицо за вопросы по вручению. При изменении статуса сначала сверяйте информацию по конкретному отправлению, затем уточняйте детали. Не обещайте покупателю новый срок без подтверждённых сведений.
После вручения сопоставьте расходы с первоначальным расчётом. Если заказ не получен или возвращается, проверьте обратный маршрут, получение товара и изменение остатков. Один и тот же возврат должен быть связан с исходным заказом.
Когда подключать интеграцию
Если оформление вручную начинает приводить к повторному вводу или ошибкам, опишите функции, которые нужно автоматизировать. Это может быть расчёт в корзине, выбор пункта получения, создание отправлений или обмен статусами.
Сначала проверьте поддержку платформы и нужных функций. Затем протестируйте обычный заказ и ситуацию с исправлением данных. Автоматизация не отменяет контроля упаковки и состава заказа.
Частые вопросы
Нужен ли большой объём заказов для подготовки доставки?
Нет необходимости ждать большого объёма, чтобы описать процесс. Даже для первых отправок полезны карточка типовой упаковки, расчёт и порядок проверки данных.
Можно ли указывать покупателю одну стоимость доставки?
Такой вариант требует проверки расходов по вашему ассортименту и направлениям. Начните с нескольких сценариев и определите, кто оплачивает разницу между суммой покупателя и расходом магазина.
Как подготовиться к оформлению договора?
Соберите сведения о бизнесе, городе отправления и типовых заказах. На странице договора со СДЭК описаны вопросы для обсуждения перед подключением.
Что делать, если ещё нет собственного склада?
Опишите, где хранится товар и как его готовят к отправке. Если хотите передать складские операции, изучите фулфилмент и уточните состав работ и условия для вашего товара.
Подготовьте первый заказ к расчёту
Соберите упаковку, запишите маршрут и способ получения. С этими данными можно предметно обсудить доставку и вопросы подключения.